السكرتارية التنفيذية وإدارة مكاتب الإدارة العليا
أهداف الدبلوم:
• التعرف على المفهوم الشامل لإدارة مكاتب الإدارة العليا.
• تطبيق مهارات تخطيط وجدولة ومتابعة أعمال الإدارة العليا.
• إمداد المشاركين بالمفاهيم الحديثة عن الاتصال، ونموذج الاتصال الفعال.
• تكوين مهارات القيام بكافة اعمال الإدارة المكتبية، وكذلك اعمال السكرتارية الخاصة والتنفيذية التي تتطلبها اعمال المكاتب الرئيسية في المؤسسة لتخفيف الضغوط الادارية الواقعة على رؤسائهم .
• تنمية المهارات والأساليب المتقدمة التي تساهم مساهمة فعالة في القيام بمهام إدارة المكاتب بفعالية أكبر وتميز أوضح بما يحقق الأداء الفعال لهذا الدور الهام في المؤسسة.
• تدريب المشاركين على تطبيق أحدث المهارات السلوكية والإدارية الواجب توافرها في مدير المكتب الفعال.
• تدريب المشاركين على إمكانيات وخدمات الحاسب الآلي وإدارة المكتب وتقليص الأعمال الورقية.
محتويات الدبلوم :
السمات المميزة للإدارة المكتبية المعاصرة:
• طبيعة وأهمية إدارة المكاتب واتجاهاتها الحديثة.
• مقومات تنظيم وإدارة المكتب الحديث.
• السمات المميزة للعاملين في إدارة المكاتب.
• المهارات الداعمة لنجاح العمل المكتبي.
• مختبر لقياس قدرات ومهارات المشاركين في البرنامج.
المفاهيم الأساسية في إدارة مكاتب الإدارة العليا:
• العناصر المعاصرة لتنظيم وإدارة المكتب لحديث.
• أهمية وأبعاد وظيفة مدير المكتب.
• الفرق بين السكرتارية وإدارة المكتب (المفهوم الشامل)
• وظائف واختصاصات مدير المكتب.
• دور مدير المكتب في تنسيق وتنظيم علاقات العمل مع الإدارات الأخرى بالمنظمة.
• نموذج التواصل والتخاطب.
• مواصفات العاملين في إدارة المكاتب إداريا وسلوكيا.
• المواصفات العصرية للسكرتير ومدير المكتب.
المهارات الإدارية والسلوكية للسكرتارية التنفيذية ولمدير المكتب الفعال :
• إدارة الوقت ومواجهة ضغوط العمل. ( مهارات وحالات ونماذج عملية ).
• التعامل الفعال مع الآخرين " الرئيس والزملاء ".
• حل المشكلات واتخاذ القرار.
• إدارة الصراع والمواقف الصعبة.
• آداب التعاملات الشخصية ( الإتيكيت ).
• أنماط المديرين وكيفية التعامل معهم.
• القدرات الشخصية والفنية المطلوب توافرها في شاغلي وظائف السكرتارية والصفات الشخصية لهم.
مواصفات ودور مدير المكتب:
• هل لمدير المكتب دور في نجاح المؤسسة ونموها وتطورها ؟
• مواصفات مدير المكتب الناجح والمهارات التي يجب توافرها فيه.
• مهارات الإتصال الفعال :-
• نموذج الإتصال الفعال.
• الإتصال الفعال.
• مهارات العرض والتقديم.
• حل المنازعات.
• الحديث الفعال.
• مهارات التعامل مع الآخرين والتأثير فيهم.
• ضغوط العمل وكيفية مواجهتها (أسباب الضغوط – مواجهة الضغوط).
• مضيعات الوقت.
• كيفية إدارة الوقت.
• ضبط وإدارة الوقت للمدير.
• تمارين الوقت والذات.
• المشكلات والمعوقات التي تواجه السكرتارية التنفيذية.
مهارات استخدام الحاسب والشبكات:
• تطبيقات الحاسب الآلي في حفظ وتوثيق وفهرسة البيانات.
• تطبيقات الحاسب الآلي في جدولة المواعيد والمقابلات.
• تطبيقات الحاسب الآلي في البريد الإلكتروني.
• استخدام الإنترانت والإنترنت في خدمة مدير المكتب.
• ميكنة المكاتب " المصغرات الفيلمية – الحاسب الآلي – الأقراص الضوئية ".
• شبكة الإنترنت وعلاقتها بأعمال السكرتارية.
• التعامل الإداري مع تكنولوجيا المكاتب الحديثة.
• الاتجاهات العالمية الحديثة في مجال السكرتارية وإدارة المكاتب.
