الدورات حسب التخصصات


السكرتاريا والإدارة الفعالة للمكاتب بمنهجية كايزن

تاريخ بداية البرنامج: 22 سبتمبر 2019

تاريخ نهاية البرنامج: 26 سبتمبر 2019

مكان الانعقاد: باريس

مدة البرنامج: خمسة أيام تدريبية





أهداف الورشة:

  • التعرف على المفهوم الشامل لأعمال السكرتارية وإدارة المكاتب.
  • إكساب المشاركين المهارات الابتكارية الواجب توافرها في السكرتير العصري.
  • التعرف على فلسفة الكايزن اليابانية وتطبيق استراتيجية كايزن في بيئة العمل المكتبية والتفريق بينها وبين بقية عمليات كايزن للتحسين المستمر.
  • التعرف على طرق تحليل المشكلات المكتبية في منهجية كايزنWhys- 5 Ishikawa .
  • التعرف على عمليات الهدر M’s 3 في منهجية كايزن وربطها بالمهارات المكتبية.
  • التدريب على تطبيق مهارات تخطيط وجدولة ومتابعة أعمال الإدارة العليا.
 
  • التدرب على تنظيم بيئة العمل المكتبية بأسلوب Ss5.

محتويات الورشة:

السمات المميزة للسكرتاريا والإدارة المكتبية المعاصرة:

  • طبيعة وأهمية السكرتاريا إدارة المكاتب واتجاهاتها الحديثة.
  • مقومات تنظيم وإدارة المكتب الحديث.
  • السمات المميزة للعاملين في إدارة المكاتب.
  • المهارات الداعمة لنجاح العمل المكتبي.
  • مختبر لقياس قدرات ومهارات المشاركين في البرنامج.

المفاهيم الأساسية في إدارة المكاتب:

  • العناصر المعاصرة لتنظيم وإدارة المكتب لحديث.
  • أهمية وأبعاد وظيفة مدير المكتب.
  • الفرق بين السكرتارية وإدارة المكتب (المفهوم الشامل).
  • وظائف واختصاصات مدير المكتب.
  • دور مدير المكتب في تنسيق وتنظيم علاقات العمل مع الإدارات الأخرى بالمنظمة.
  • نموذج التواصل والتخاطب.  

 

  • مواصفات العاملين في إدارة المكاتب إداريا وسلوكيا.
  • المواصفات العصرية للسكرتير التنفيذي ومدير المكتب.

المهارات الإدارية والسلوكية للسكرتارية ولمدير المكتب الفعال:

 

  • الاتصال الفعال وفن الحديث والإنصات.
  • إدارة الوقت ومواجهة ضغوط العمل. (مهارات وحالات ونماذج عملية).
  • التعامل الفعال مع الآخرين " الرئيس والزملاء ".
  • حل المشكلات واتخاذ القرار.
  • إدارة الصراع والمواقف الصعبة.
  • آداب التعاملات الشخصية (الإتيكيت).
  • أنماط المديرين وكيفية التعامل معهم.
  • القدرات الشخصية والفنية المطلوب توافرها في شاغلي وظائف السكرتارية والصفات الشخصية لهم.

التعريف بفلسفة كايزن اليابانية وتطبيق استراتيجيتها في بيئة العمل المكتبية:

  • تعريف كايزن.
  • مصطلحات إستراتيجية كايزن.
  • كيف تعمل إستراتيجية كايزن اليابانية.
  • مقارنة بين كايزن وبقية معايير التميز.
  • نقاط القوة في برنامج كايزن الياباني.
  • تطبيق استراتيجية كايزن في بيئة العمل المكتبية.

الهدر في كايزن وربطها بالمهارات المكتبية:

  • (3 M's)
  • الهدر في العمليات
  • الهدر في الموارد
  • الهدر في الوقت
  • النفايات أو العمليات ذات العوائد الغير مضافة
  • (7 wastes)

 

 

 

أساليب تحليل المشكلات في كايزن

  • اسلوب تحليل عظام السمكة
  • (Ishikawa)
  • أسلوب الأسئلة الخمسة
  • (5 WHYs)
  • أسلوب المعالجة القائم على التحسين

تنظيم بيئة العمل

  • (5 S's)
  • التنظيم
  • الترتيب
  • النظافة
  • المعايرة
  • الالتزام

مهارات استخدام الحاسب والشبكات:

  • تطبيقات الحاسب الآلي في حفظ وتوثيق وفهرسة البيانات.
  • تطبيقات الحاسب الآلي في جدولة المواعيد والمقابلات.
  • تطبيقات الحاسب الآلي في البريد الإلكتروني.
  • استخدام الإنترانت والإنترنت في خدمة مدير المكتب.
  • ميكنة المكاتب " المصغرات الفيلمية – الحاسب الآلي – الأقراص الضوئية ".
  • شبكة الإنترنت وعلاقتها بأعمال السكرتارية.
  • التعامل الإداري مع تكنولوجيا المكاتب الحديثة.
 

الاتجاهات العالمية الحديثة في مجال السكرتارية وإدارة المكاتب.

 

 

 

 

 

 

 

 

دور المشارك:

  1.  قراءة المادة العلمية.
  2.  حضور فعاليات التدريب.
  3.  المشاركة الفاعلة في النقاش والحوار.
  4. القيام بما يعهد له من مهام أثناء الدورة.

 

كتابة تعليق

الإسم:


إضافة تعليق:

التقييم: رديء            ممتاز